DEELPROGRAMMA 4.2 DIENSTVERLENING EN BEDRIJFSVOERING

2025

Op 1-1-2025 zou de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) in werking treden. Daarmee moet het voor burgers en bedrijven mogelijk zijn alle berichten van officiële aard digitaal aan de gemeente te versturen. De invoering is echter uitgesteld tot 1-1-2026. In 2023 is onderzoek uitgevoerd naar de impact van de Wmebv op de gemeente Venray. Hierbij is gekeken in hoeverre de gemeente Venray reeds voldoet aan de Wmebv en welke stappen en nog genomen moeten worden. Het jaar 2024 stond in het teken van de implementatie. Alle berichten van officiële aard die aan de gemeente verstuurd worden, kunnen nu digitaal binnenkomen. Het jaar 2025 staat in het teken van doorontwikkeling en borging.

2025

In 2023 is een gezamenlijke visie op dienstverlening opgesteld door de gemeenten Venray en Horst aan de Maas gezamenlijk (opgave uit collegeprogramma 2022-2026). De visie uit 2023 richt zich vooral op de directe dienstverlening vanuit het team Burgerzaken. Dienstverlening is echter van ons allemaal. Ook vanuit andere teams was er behoefte aan een koers voor de ontwikkeling van onze dienstverlening: wat voor soort dienstverlener willen wij zijn als gehele organisatie? Met name gold vanuit de digitale transformatie behoefte aan een dergelijke visie omdat dit bepalend is voor onder meer de prioritering en de inrichting van systemen en processen. In de tweede helft van 2024 is de visie daarop verder opgepakt en uitgewerkt in een organisatie brede visie. Deze is in januari 2025 door het college vastgesteld.

2030

De Wet open overheid (Woo) verplicht overheden om open te zijn: handelingen en besluiten moeten transparant en te reconstrueren zijn.
Daarvoor moet informatie vindbaar zijn, zonder twijfels over juistheid of echtheid. Deze informatie verstrekken we binnen wettelijke kaders en termijnen.
We moeten burgers en organisaties na verzoeken én proactief inzicht geven in het handelen en de besluiten van ons als gemeente.

In 2023 is het speelveld bepaald omtrent de Wet open overheid. Dit speelveld reikt verder dan alleen de actieve openbaarmaking van 11 informatie categorieën, maar richt zich ook op de reactieve/passieve openbaarmaking (Woo verzoeken). Op basis van dit speelveld en eerder besproken ambitieniveau transparantie is een Project aanpak Woo opgesteld dat in 2024 is gestart.
Binnen dit "paraplu traject" zijn meerdere deelprojecten opgesteld welke samenhangen met elkaar.
Ondertussen zijn alle acties rond de actieve openbaarmaking in beeld en publiceren we de eerste informatiecategorieën van de Wet open overheid. Met de overige informatiecategorieën zijn we planmatig aan de slag.
We richten ons op het gecoördineerd en eenduidig afhandelen van Woo-verzoeken. Dit proces richten we in ons zaaksysteem in. Met "Grip op informatie" verbeteren we de vindbaarheid van onze stukken en informatie verder.

Continu

De doorontwikkeling van control heeft continu onze aandacht. De richting/sturing van de organisatie pakken we op vanuit de verschillende opdrachten en speerpunten uit het collegeprogramma. Daarbij is aandacht voor de bedrijfsvoerings-technische aspecten en mogelijke risico`s. In 2024 hebben we een begin gemaakt met het implementeren van het nieuwe risicobeleid. Dit zal in 2025 verder worden uitgewerkt en een plek krijgen in de begroting 2026. Hierbij wordt er verder gekeken dan alleen financiële risico`s. Verder werken vanuit de organisatieontwikkeling aan diverse thema’s en opdrachten waardoor de organisatie beter in control komt en blijft. Control is daarvoor in 2024 geïntegreerd als vaste pijler te maken binnen de organisatieontwikkeling. Middels de methodiek van ‘programmeren en prioriteren’ (P&P) vindt reguliere monitoring plaats in de voortgang de diverse opdrachten. In 2024 is hiervan de evaluatie gestart om P&P verder te optimaliseren. Financiën blijft een belangrijke pijler binnen control maar door het te integreren in P&P, organisatieontwikkeling en de implementatie van het risicobeleid wordt er breder gekeken dan alleen de financiële risico`s.

Continu

In het collegeprogramma is de samenwerking met gemeente Horst aan de Maas op het gebied van bedrijfsvoering benoemd als kans op het gebied van strategisch personeelsmanagement, en een kans om efficiënter te werken en van elkaar te leren. In 2024 is de samenwerking op het gebied van Informatievoorziening verder geïntensiveerd. De resultaten hiervan zijn terug te zien bij de opdracht `Digitale Transformatie`. Binnen de teams HRM en Financiën, Planning & Control is gezamenlijk opgetrokken in vraagstukken die voor beide organisaties spelen, zoals de aanschaf en eenduidige inrichting en implementatie van het financieel pakket.

Continu

Met de digitale transformatie zijn we inwoners en bedrijven beter van dienst, benutten we digitale kansen, verwachtingen én de noodzaak van de toenemende digitalisering. Het is een continue verandering van de hele organisatie, gedreven en ondersteund door het toenemende gebruik van digitale technologieën. Met de digitale transformatie werken we aan vijf doelen:
- Excellente dienstverlening
- Open, transparant en veilig
- Ons werk optimaliseren
- Samen digitaal
- Digitale cultuur

Excellente dienstverlening, zodat we onze inwoners en bedrijven steeds beter van dienst zijn. Daarvoor realiseren we nieuwe tools. Bijvoorbeeld de vernieuwde telefonie centrale, voor een betere bereikbaarheid. Of het implementeren van een generiek zaaksysteem waarmee we aanvragen van klanten (bv subsidies of informatieverzoeken) efficiënter kunnen afhandelen.
Open transparant en veilig zijn. Bijna al het werk van de gemeente is digitaal. Met onze vijfjaarlijkse vervangingscyclus hebben we onze computersystemen extra goed beveiligd, zodat de kans op cyberaanvallen klein is. Open en transparant betekent dat we informatie (on)gevraagd openbaar maken. Stap voor stap maken we dit mogelijk. Samen met de collega’s werken we ook aan grip op informatie, zodat we snel de juiste informatie terugvinden.
We optimaliseren ons werk met innovaties. Een robot die WOZ bezwaren automatisch inboekt. Kunstmatige intelligentie die nieuwe bouwwerken signaleert op luchtfoto’s. Microsoft 365 waarmee we beter met elkaar kunnen samenwerken, altijd onze informatie beschikbaar en digitaal overleggen.
De samenleving is steeds meer gewend aan digitaal zaken doen. Van deze kracht maken we gebruik. In het sociaal domein regelen inwoners veel uitkeringszaken zelf en digitaal. Dat scheelt ons veel werk en is voor onze inwoners een stuk makkelijker. We zoeken naar een participatieplatform waarmee we makkelijk contact en samenwerking met onze inwoners kunnen vinden.
Wij als organisatie volgen de digitaal vaardige samenleving met onze digitale cultuur. Misschien wel ons belangrijkste doel. Zien en pakken we technologische kansen? Zijn we allemaal digitaal vakman binnen de gemeente? Zo gaan we anders werken en houden we tijd over voor echt belangrijke zaken. Namelijk onze inwoners en bedrijven. Onze digitale cultuur is het vliegwiel voor de vier andere doelen.
Met het project I in het Hart geven we vorm aan het verbeteren van onze digitale cultuur.

2025

In 2023 is een 1e start gemaakt met het inventariseren van de huidige situatie rondom contractenbeheer. In 2024 wordt hieraan uitvoering gegeven. Bij de inventarisatie is onder meer in beeld gebracht welke adviezen in het (recente) verleden zijn uitgebracht en wat (nog) niet tot verbeteracties heeft geleid. De inventarisatie heeft er onder meer toe geleid dat om de inrichting van het contractbeheer samen te bezien met de gemeente Horst aan de Maas. Ook zij overwegen het contractenbeheer anders/beter te organiseren en het proces en de geautomatiseerde ondersteuning te optimaliseren. Hierbij speelt tevens de invoering van (de mogelijkheden van) het nieuwe financiële systeem (iFinancien) een rol.

Eind 2024 is ingestemd met het optimaliseren van contractbeheer. Inmiddels zijn de eerste stappen gezet:
- Samen met HRM is het functieprofiel opgesteld en we hopen op korte termijn een contractbeheerder te gaan werven.
- De eerste afspraak voor een projectgroep is gepland om nadere uitgangspunten uit te werken en ons te oriënteren op een contractbeheerpakket.
- In het voorjaar 2025 zal de definitieve keuze van pakket en concrete inrichting samen met de aan te stellen contractbeheerder vormgegeven worden.

Continu

Binnen deze opdracht is de afgelopen jaren gewerkt aan betere balans tussen flexibiliteit en zakelijkheid binnen onze organisatie. Aangezien de wereld om ons heen niet stilstaat (transformaties binnen de overheid, positie van de samenleving ten opzichte van de overheid, krapte op de arbeidsmarkt, digitale transformatie) is de opdracht voor organisatieontwikkeling in 2024 verder aangescherpt.  Het accent is daarbij tevens komen te liggen op het beter toerusten van de organisatie, om in de digitale netwerksamenleving effectief, efficiënt en veilig inwoners te bedienen met een menselijke maat. Hiertoe is een vijftal pijlers benoemd die verder worden uitgewerkt.

Continu

SPM is een van de deelopdrachten in het kader van de verdere doorontwikkeling van de organisatie. SPM gaat over de vraag is hoe we kwalitatief en kwantitatief voldoende personeel houden om nu én in de toekomst onze opgaves te kunnen realiseren. De komende jaren is gekozen voor twee speerpunten "aandacht voor het vinden, binden en boeien van medewerkers" en "ruimte voor ontwikkeling van medewerkers". Deze zijn verder vormgegeven d.m.v. diverse deelopdrachten. Ook staat SPM minimaal twee keer per jaar op de agenda van het AMT-CMT. Op basis van actuele trends en ontwikkelingen wordt besproken wat dit betekent voor de inzet van personeel. Tijdens AMT-CMT bijeenkomsten is ook aandacht voor de vertaling van SPM naar de verschillende teams. Teammanagers wordt gevraagd hun aanpak en ervaringen te delen met collega`s om van elkaar te leren. Tot slot is een SPM dashboard beschikbaar. Vanuit de datastrategie wordt gewerkt aan uitbreiding en doorontwikkeling.

2024

Met deze opdracht zijn de eerste stappen zijn gezet om te bepalen hoe de digitale transformatie de organisatieontwikkeling kan ondersteunen. Daarnaast is in concept een afwegingskader opgesteld. Ook zijn de voornaamste bouwstenen voor de digitale transformatie in beeld gebracht. De kerngroep digitale transformatie heeft een roadmap met bouwstenen voor het eerste half jaar opgeleverd en er is een communicatiecampagne opgestart.
Voor de daadwerkelijke implementatie is een nieuwe opdracht geformuleerd.

Continu

In 2023 is door de organisatie, samen met het college, ervaring opgedaan met het "programmeren en prioriteren". Er is een cyclus ingericht waarbij binnen de organisatie wordt beoordeeld in hoeverre de omvang van ons geplande werk samen met nieuwe opgaven die op ons af komen, nog passend zijn. Daarvoor worden de actuele werkzaamheden op hoofdlijnen in beeld gebracht, met daarin de belangrijkste vraagstukken van dat moment (het zgn. Concernkompas). Als sluitstuk van de cyclus gaat het CMT hierover periodiek (ca. zes-wekelijks) in gesprek met het college. Dit proces is vanaf 2024 voortgezet, waarbij de ervaringen uit 2023 zijn gebruikt om de werkwijze verder te optimaliseren. Dit is verwerkt in een vervolgopdracht, waarmee deze opdracht is afgerond.

2024

In 2022 is een Plan van Aanpak opgesteld om de datastrategie voor zowel de gemeentes Venray en Horst aan de Maas in gezamenlijkheid uit te werken. In 2023 is in nauwe afstemming met beleidsmedewerkers en teammanagers een stappenplan uitgewerkt om invulling te geven aan een set van onderdelen van de datastrategie. Deze invulling en realisatie van de maatregelen is in 2024 gestart en gaat de komende jaren verder. De datastrategie is een van de bouwstenen/onderdelen van de Digitale Transformatie. Vandaar dat de rapportages hierover worden meegenomen binnen de Digitale Transformatie. Vandaar dat deze opdracht als `gereed` kan worden beschouwd.

2024

Op de onderdelen ICT, catering, facilitair en inrichting van het gebouw zijn diverse resultaten behaald.
Zo is o.a. de documentatieruimte voor de gemeenteraad aangepast en zijn medewerkers uitgerust met een laptop om hybride werken te faciliteren, hebben we hybride vergaderruimten ingericht en belcellen geplaatst.
Ook is de definitieve inrichting en catering in de Ontmoetingsruimte gerealiseerd. Tevens hebben we evaluatie gedaan voor gerealiseerde voorzieningen en kijken we of dit voldoende is geweest om onze medewerkers in staat te stellen hybride te werken èn onze dienstverlening op peil te houden.

Continu

De datastrategie is in  2024 vastgesteld door het CMT en in aansluiting daarop wordt er invulling aan gegeven. De datastrategie is een van de bouwstenen/onderdelen van de Digitale Transformatie. Vandaar dat de rapportages hierover worden meegenomen binnen de Digitale Transformatie. Vandaar dat deze opdracht als `gereed` kan worden beschouwd.